Dette tip er ret ligefremt. Det er dog somme tider disse simple opgaver, som du kommer til at glemme, når du er helt optaget af en spændende proces. At være synlig under kontrollen af den praktiske organisation af projektaktiviteterne er et tegn på professionalisme, hvilket overføres til dine unge deltagere, beslutningstagerne og offentligheden generelt.
Så snart du har aftalt en dato, bør du booke afholdelsesstedet. Hvis det er vigtigt, at du har et specielt sted for dit event, lad os sige på rådhuset, kan det være smart, først at spørge, hvornår det er ledigt, og derefter beslutte datoen. Når du booker et sted, er det vigtigt at være opmærksom på, om det kan rumme de ting, som du har planlagt, der skal ske under eventet. Hvis dit projekt har politiske støtter, kunne I drøfte muligheden for at afholde eventet på deres arbejdsplads. At afholde et event på et rådhus, i et parlament eller lignende, kan have en motiverende effekt på de unge og virkelig vise dem, at deres input vil bidrage til en politisk beslutningsproces. Det gør det måske også nemmere at overbevise pressen om at møde op og dække projektet.
Eksempel på en checkliste til ansigt til ansigt events
Book et sted for arrangementet
Lav en plan over siddepladser og podiet på dette sted
Book teknisk udstyr
Lav en liste over det nødvendige mødestyringsmateriale, så som præsentationskort og flipcharts
Lav en liste over kommunikations- og reklamematerialer, og fordel den
Gør arrangementet færdigt med speakere (for eksempel politiske støtter eller inspirerende personer)
Arrangér fælles transport til eventet, hvis det er svært at komme hen til
Sørg for catering
Søg personale til eventet
Selv, hvis dit event er godt forberedt, vil uforudsete situationer altid ske. For at kunne tackle disse, er det altid bedre at have for meget end for lidt personale.