Sich um praktische Details kümmern


Kümmer dich um die praktischen Details deiner Veranstaltungen


Dieser Tipp ist ganz einfach. Manchmal sind es jedoch gerade diese einfacheren Aufgaben, die man vergisst, wenn man total in einen spannenden Prozess vertieft ist. Die Kontrolle über die praktische Organisation von Projektaktivitäten zu haben ist ein Zeichen von Professionalität, das sich auf deine jungen Teilnehmer*innen, die Entscheidungsträger*innen und die breite Öffentlichkeit übertragen wird.

Wenn du einen Termin für eine Veranstaltung bestimmt hast, sollten du einen Veranstaltungsort buchen. Falls es wichtig ist, dass deine Veranstaltung an einem bestimmten Veranstaltungsort stattfindet, beispielsweise das Rathaus, ist es möglicherweise einfacher, sich zuerst zu erkundigen, wann der Veranstaltungsort verfügbar ist und dann einen Termin festzulegen. Bei der Buchung eines Veranstaltungsortes muss unbedingt berücksichtigt werden, ob er genug Platz für die Aktivitäten bietet, die du für die Veranstaltung geplant hast. Wenn es politische Unterstützer*innen für dein Projekt gibt, könntest du mit ihnen besprechen, ob es möglich wäre, dass die Veranstaltung an ihrem Arbeitsplatz stattfindet. Wenn die Veranstaltung im Rathaus, dem Parlament oder dergleichen stattfindet, kann dies die jungen Menschen motivieren und ihnen zeigen, dass ihr Beitrag in den politischen Entscheidungsprozess einfließen kann. Auch die Presse könnte leichter davon zu überzeugen sein, aufzutauchen und sich mit dem Projekt zu befassen.

 

Beispiel einer Checkliste für persönliche Veranstaltungen

  • Einen Veranstaltungsort buchen
  • Einen Sitz- und Bühnenplan für den Veranstaltungsort erstellen
  • Technische Geräte buchen
  • Eine Liste der benötigten Moderationsmaterialien erstellen, z. B. Moderationskarten und Flipcharts
  • Eine Liste der zu verteilenden Kommunikations- und Werbematerialien erstellen
  • Vereinbarungen mit Sprecher*innen finalisieren (z. B. politische Unterstützer*innen oder inspirierende Persönlichkeiten)
  • Gemeinsamen Transport zum Veranstaltungsort organisieren, falls er schwierig zu erreichen ist
  • Verpflegung organisieren
  • Personal für die Veranstaltung rekrutieren

  

Selbst wenn du deine Veranstaltung gut vorbereitet haben, können immer unvorhergesehene Situationen auftreten. Daher ist es immer besser, überbesetzt als unterbesetzt zu sein.

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