Afin que tout fonctionne de la manière la plus fluide possible, il est fortement recommandé d'organiser une session de formation quelques jours avant l'évènement en présentiel. Ici, chaque personne ayant un rôle à jouer au cours de la journée devrait participer. Vous devriez essayer de leur envoyer en avance toute la documentation pertinente telle que le programme, le matériel d’information et les déroulés détaillés afin que chacun ait le temps de les lire à l'avance.
Au cours de la formation, l'équipe de projet devrait expliquer les objectifs du projet d'eParticipation des jeunes et en particulier les objectifs de l'évènement. Vous devriez consciencieusement revenir sur chaque point du déroulé détaillé et expliquer les différents rôles lors de l'évènement. Assurez-vous de prévoir du temps pour les questions et les réponses afin que les incertitudes concernant le programme, les rôles et autres puissent être clarifiées. Si des tables rondes font partie de l'évènement, il peut être très utile d'organiser un exercice pour lequel vous simulez des discussions pour montrer comment le facilitateur du groupe devrait réagir. Au cours de cet exercice, vous pouvez simuler différentes situations pouvant survenir au cours des discussions et ensuite parler de la manière dont le facilitateur pourrait résoudre un potentiel problème. Si vous utilisez des fonctionnalités d'eParticipation pendant l'évènement en présentiel, les facilitateurs de table devraient également les tester afin qu'ils puissent aider les jeunes s’ils ont des questions.
Quand des décideurs politiques ont un rôle dans le programme, il peut être également utile d'organiser une réunion avec eux pour les briefer afin qu'ils soient prêts pour l'évènement et qu'ils sachent exactement ce qu'on attend d'eux. S'ils n'ont pas le temps pour une réunion, vous pouvez les briefer par téléphone.