Vous devriez désormais avoir une idée claire de l'objectif de votre projet, de l'impact que vous souhaitez atteindre et du budget disponible. Cela signifie que vous êtes prêt à réaliser une esquisse du processus de A à Z, celui-ci devant bien entendu correspondre au processus de prise de décision.
Rédiger une courte description du projet de 2-3 pages est un bon point de départ. Dans cette description, vous devriez inclure :
La chronologie devrait exposer dans les grandes lignes les activités que vous aurez besoin de mener à bien, en présentiel ou en ligne, et leur calendrier. À ce stade, il sera déjà utile de consulter le OPIN Decision Support Tool* (Outil OPIN d’aide à la décision) pour vous faire une idée des systèmes de processus en ligne et des fonctionnalités disponibles sur OPIN. Pour trouver de l’inspiration quant aux méthodes en présentiel, nous vous recommandons de consulter le Engage2020 Action Catalogue, un catalogue interactif de méthodes pour la participation publique. Dans la Phase de préparation, nous vous fournissons plus de trucs et astuces pour concevoir un processus participatif adapté, il n'est donc pas utile de se perdre dans les détails méthodologiques à ce stade.
Gardez le budget à l'esprit quand vous esquissez le processus ! Planifier un processus nécessitant d'importantes ressources financières et temporelles n'a pas de sens si votre budget est très limité. Le temps, c'est de l'argent. Par conséquent, il peut s'avérer très utile de détailler votre budget et d'allouer les ressources aux différentes activités. Ainsi, vous saurez combien d'heures de travail peuvent être consacrées, par exemple, au lancement du projet. Disposer d'un aperçu détaillé vous permettra de réduire les risques de dépassement du budget.
Il ne s'agit que de votre première esquisse du projet. Vous devriez toujours rester ouvert à la possibilité de le modifier (sans oublier de mettre à jour votre budget !) car il est désormais temps de rencontrer les jeunes et vos soutiens disposant d'un pouvoir décisionnel et de leur demander leurs retours concernant cette esquisse initiale du projet.
*Pour accéder au Decision Support Tool, vous devez inscrire votre organisation sur OPIN. Vous pouvez essayer les différentes fonctionnalités OPIN et obtenir plus d'informations sur le processus d'inscription ici.