Prends soin

Veillez aux aspects pratiques de vos évènements en présentiel


Ce conseil va de soi. Cependant, parfois, ce sont justement les tâches les plus simples que l'on a tendance à oublier quand on est totalement pris dans un processus passionnant. Être visiblement en contrôle de l'organisation pratique des activités du projet est un signe de professionnalisme qui se répercutera sur les jeunes, les décideurs et le grand public.

Une fois que vous aurez fixé une date pour un évènement, vous devrez réserver un lieu. Il est important que vous disposiez d'un lieu spécifique pour votre évènement, par exemple la mairie. Il sera plus facile de demander ses disponibilités et ensuite de se décider sur la date. Quand vous réservez un lieu, le plus important est de vérifier qu'il sera possible de mettre en place les activités que vous avez prévues pour l'évènement. Si vous avez des soutiens politiques pour votre projet, vous devriez discuter avec eux de la possibilité d'accueillir l'évènement sur leur lieu de travail. Si l'évènement a lieu dans une mairie, au parlement ou autre endroit similaire, cela peut motiver les jeunes et leur montrer que leur contribution aura vraiment un impact sur le processus de prise de décision politique. Il sera également peut-être plus facile de convaincre la presse de se déplacer pour couvrir le projet.

 

Exemple de check-list pour des évènements en face-à-face

  • Réservez un lieu
  • Organisez  la salle (tables, chaises)  
  • Réservez l'équipement technique
  • Listez le matériel nécessaire à l’animation, par exemple des post-it et des panneaux avec des feuilles A3
  • Listez les produits de communication et de promotion que vous distribuerez
  • Finalisez les préparatifs avec les invités (par exemple, des soutiens politiques ou des personnes inspirantes)
  • Organisez un transport collectif jusqu'au lieu de l'évènement s'il est difficile à atteindre
  • Occupez-vous du service de restauration
  • Recrutez du personnel pour l'évènement

Même si votre évènement est bien préparé, des situations imprévues peuvent toujours survenir. Pour pouvoir les gérer, il est toujours mieux d'avoir trop de personnel que pas assez.