Questo suggerimento è
piuttosto ovvio. Tuttavia, quando si è totalmente assorbiti da un progetto
entusiasmante, si tende a tralasciare proprio questo tipo di attività. Avere
sotto controllo l’organizzazione pratica delle attività di progetto è un segno
di professionalità che verrà trasmesso ai giovani, ai responsabili decisionali
e all’opinione pubblica.
Quando hai fissato la data
per un evento, prenota la sede. Se dovessi aver bisogno di una sede specifica
per il tuo evento, come ad esempio la sala riunioni del municipio, chiedi prima
quando è disponibile e poi fissa la data per l’evento. Quando prenoti una sede per
l’evento, la cosa più importante da prendere in considerazione è se è in grado
di ospitare le attività che hai pianificato. Se il tuo progetto conta del
sostegno di politici, puoi discutere con loro l’eventualità di organizzare
l’evento presso la loro sede. Organizzare l’evento presso il municipio, il
parlamento o altre sedi simili, può contribuire ad aumentare la motivazione dei
giovani e dimostrare che il loro coinvolgimento può dare un reale contributo al
processo decisionale. In questo caso può, inoltre, essere più facile convincere
i media a occuparsi dell’evento.
Esempio di check-list per gli eventi faccia a faccia
Prenota una sede
Pianifica la disposizione dei posti e del palco
Prenota la strumentazione tecnica
Fai una lista del materiale necessario per l’evento, come schede di presentazione e lavagne a fogli mobili
Fai una lista del materiale informativo e promozionale da distribuire
Concludi accordi con chi interverrà (per esempio i sostenitori politici o le persone che hanno ispirato il progetto)
Organizza il trasporto condiviso se la sede è difficile da raggiungere
Organizza il catering
Recluta lo staff per l’evento
Anche se l’evento è stato ben preparato, ci si può sempre trovare di fronte a situazioni imprevedibili. Per poter affrontarle, è sempre meglio avere uno staff in sovrannumero.