Per fare in modo che tutto si svolga senza intoppi, raccomandiamo di organizzare una sessione di formazione qualche giorno prima dell’evento faccia a faccia. A questa sessione devono partecipare tutti coloro che hanno un ruolo nel programma. È opportuno cercare di rendere disponibile il prima possibile tutto il materiale necessario, come programma, materiale informativo, guide passo per passo, per far sì che ognuno abbia il tempo di leggerlo prontamente.
Durante la fase di formazione, il team di progetto spiegherà lo scopo del progetto di partecipazione digitale giovanile e più specificamente gli obiettivi dell’evento. Devi passare minuziosamente in rassegna tutti i punti della guida passo per passo e spiegare i diversi ruoli che i componenti del team avranno nel corso dell’evento. Assicurati di avere a disposizione il tempo necessario per domande e risposte, in modo che possano essere chiariti per tempo eventuali dubbi sul progetto o altri aspetti, come i ruoli durante l’evento, e così via. Se sono previste anche discussioni di gruppo, può essere molto utile simulare una discussione in modo da mostrare al gruppo come si comporta un moderatore. Durante la simulazione, puoi rappresentare le diverse situazioni che possono caratterizzare una discussione e, quindi, spiegare come il moderatore può intervenire per risolvere un potenziale problema. Se usi le funzionalità della partecipazione digitale durante l’evento faccia a faccia, i vari moderatori dovrebbero avere la possibilità di esaminarle, in modo da poter essere pronti ad aiutare i giovani in caso di domande.
Quando i responsabili decisionali hanno un ruolo nel programma, può essere molto utile organizzare una sessione di preparazione anche con loro, in modo che arrivino preparati all’evento e sappiano cosa esattamente ci si aspetta da loro. Qualora non avessero tempo per un incontro personale, organizza la sessione di preparazione per telefono.