Bada agli aspetti pratici degli incontri faccia a faccia

Bada agli aspetti pratici degli incontri faccia a faccia


Questo suggerimento è piuttosto ovvio. Tuttavia, quando si è totalmente assorbiti da un progetto entusiasmante, si tende a tralasciare proprio questo tipo di attività. Avere sotto controllo l’organizzazione pratica delle attività di progetto è un segno di professionalità che verrà trasmesso ai giovani, ai responsabili decisionali e all’opinione pubblica.

Quando hai fissato la data per un evento, prenota la sede. Se dovessi aver bisogno di una sede specifica per il tuo evento, come ad esempio la sala riunioni del municipio, chiedi prima quando è disponibile e poi fissa la data per l’evento. Quando prenoti una sede per l’evento, la cosa più importante da prendere in considerazione è se è in grado di ospitare le attività che hai pianificato. Se il tuo progetto conta del sostegno di politici, puoi discutere con loro l’eventualità di organizzare l’evento presso la loro sede. Organizzare l’evento presso il municipio, il parlamento o altre sedi simili, può contribuire ad aumentare la motivazione dei giovani e dimostrare che il loro coinvolgimento può dare un reale contributo al processo decisionale. In questo caso può, inoltre, essere più facile convincere i media a occuparsi dell’evento.


Esempio di check-list per gli eventi faccia a faccia

  • Prenota una sede

  • Pianifica la disposizione dei posti e del palco

  • Prenota la strumentazione tecnica

  • Fai una lista del materiale necessario per l’evento, come schede di presentazione e lavagne a fogli mobili

  • Fai una lista del materiale informativo e promozionale da distribuire

  • Concludi accordi con chi interverrà (per esempio i sostenitori politici o le persone che hanno ispirato il progetto)

  • Organizza il trasporto condiviso se la sede è difficile da raggiungere

  • Organizza il catering

  • Recluta lo staff per l’evento

Anche se l’evento è stato ben preparato, ci si può sempre trovare di fronte a situazioni imprevedibili. Per poter affrontarle, è sempre meglio avere uno staff in sovrannumero.