Detta tips är ganska okomplicerat. Men ibland är det dessa enklare uppgifter som du tenderar att glömma när du är helt upptagen med en spännande process. Att synligt ha kontroll över den praktiska organisationen av ett projekts aktiviteter är ett tecken på professionalism som kommer att överföras till dina unga deltagare, beslutsfattare och allmänheten.
När du har bestämt datum för ett evenemang bör du boka en plats. Om det är viktigt att du får en särskild plats för ditt evenemang, låt oss säga rådhuset, kan det vara lättare att först fråga när det är tillgängligt och därefter bestämma ett datum. Det viktigaste att ta hänsyn till när man bokar en plats är om platsen kan rymma de aktiviteter som du har planerat för evenemanget. Om ditt projekt stöds av politiker kan du diskutera möjligheten att arrangera evenemanget på deras arbetsplats. Att låta evenemanget äga rum i ett rådhus, parlamentet eller liknande kan ha en motiverande effekt på de unga människorna och verkligen visa dem att deras insatser kommer att bidra till en politisk beslutsprocess. Det kan också vara lättare att övertyga pressen att komma och täcka projektet.Exempel på en checklista för evenemang med personliga möten
Boka en plats
Gör en plan för sittplatser och scen för platsen
Boka teknisk utrustning
Gör en lista med det material för moderering som behövs, såsom presentationskort och blädderblock
Gör en lista över material för kommunikation och marknadsföring som ska delas ut
Avsluta planeringen med talare (till exempel politiker som stöder projektet eller inspirerande personer)
Organisera gemensam transport till platsen om den är svår att nå
Ta hand om catering
Rekrytera personal för evenemanget
Även om ditt evenemang är väl förberett kan oförutsedda situationer alltid inträffa. För att kunna hantera detta är det alltid bättre att vara överbemannad än underbemannad.