For at få det hele til at køre så glat som muligt, anbefales det i høj grad, at du arrangerer en instruktionsdel et par dage før et ansigt til ansigt event. Her bør alle personer, som spiller en rolle i programmet deltage. Du bør forsøge at sende alle relevante materialer som f.eks. programmer, informationsmateriale og skridt-for-skridt vejledninger i god tid, så alle har tid til at læse det i forvejen.
Gennem instruktionsdelen, bør projektets team forklare formålet med ungdom eDeltagelsesprojektet og specielt formålet med eventet. Du bør gennemgå hvert punkt af den trinvise vejledning meget omhyggeligt, og forklare de forskellige roller i eventet. Vær sikker på at have tid til spørgsmål og svar, så usikkerhed vedr. program, roller og lignende kan afklares forud. Hvis rundbordsdiskussioner er en del af eventet, kan det være ret nyttigt at lave en øvesituation, hvor I spiller diskussionerne for at vise, hvordan gruppeordstyreren bør agere. Ved denne øvelse, kan du simulere forskellige situationer, som kunne ske under diskussionerne, og da tale om, hvordan ordstyreren kunne løse det potentielle problem. Hvis du bruger eDeltagelsesfunktioner under et event med direkte personlig kontakt, skal ordstyrerne ved bordene også teste dem, så de kan besvare evt. spørgsmål fra unge deltagere.
Når beslutningstagere spiller en rolle i programmet, kan det være ret nyttigt også at organisere et briefing-møde med dem, så de har de vigtigste informationer før eventet, og præcis ved, hvad der forventes af dem. Hvis de ikke har tid til et personligt møde, så foretag briefingen over telefonen.