Damit alles so glatt wie möglich läuft, wird dringend empfohlen, dass du ein paar Tage vor der Offline-Veranstaltung eine Schulung organisierst. Daran sollten alle teilnehmen, die eine Rolle in dem Programm haben. Du solltest versuchen, alle relevanten Materialien, wie z. B. das Programm, Informationsmaterial und Schritt-für-Schritt-Anleitungen rechtzeitig zu verschicken, damit alle Zeit haben, sie im Vorfeld zu lesen.
Bei der Schulung sollte das Projektteam den Zweck des Jugend-ePartizipationsprojekts und insbesondere die Ziele der Veranstaltung erklären. Du solltest jeden Punkt in der Schritt-für-Schritt-Anleitung sorgfältig durchgehen und die verschiedenen Rollen bei der Veranstaltung erklären. Achte darauf, dass ausreichend Zeit für Fragen und Antworten zur Verfügung steht, damit Unklarheiten über das Programm, Rollen und dergleichen im Vorfeld beseitigt werden können. Wenn Gesprächsrunden Teil der Veranstaltung sind, kann es sehr hilfreich sein, eine Übung zu machen, bei der du die Diskussionen durchspielst, um zu zeigen, wie der/die Gruppenmoderator*in sich verhalten sollte. Bei dieser Übung kannst du verschiedene Situationen, die während der Diskussionen auftreten können, simulieren und dann darüber reden, wie der/die Moderator*in ein potenzielles Problem lösen könnte. Wenn du bei der persönlichen Veranstaltung ePartizipations-Funktionen nutzt, sollten die Moderator*innen diese ebenfalls testen, damit sie helfen können, falls die jungen Teilnehmer*innen Fragen haben.
Wenn Entscheidungsträger*innen eine Rolle in dem Programm haben, kann es sehr hilfreich sein, auch mit ihnen eine Informationssitzung zu organisieren, damit sie für die Veranstaltung gerüstet sind und genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Falls sie keine Zeit für ein persönliches Treffen haben, kann dies auch am Telefon geschehen.