Utan pengar, inget projekt! Även om din organisation drivs av volontärer är det nästan omöjligt att genomföra ett projekt utan någon kostnad.
Att säkra medel är en utmaning som är mycket kontextspecifik. Ett mycket användbart sätt att börja är att kontakta ditt nationella ungdomsråd. Där finns kompetens för konsultation om frågor av denna typ och ingen känner bättre till miljön för ungdomsdeltagande i ditt land.* Ett annat sätt att säkra medel på är att förbereda en ansökan om en grund- eller programfinansiering för projekt för ungdomsdeltagande. Titta till exempel på programmen Erasmus+ och European Youth Foundation för att se om ditt projekt matchar ett av deras många årliga ansökningsomgångar. Och slutligen, om en offentlig förvaltning specifikt har bett om ditt projekt eller godkänt det, kan du be dem att hitta pengar i sin budget för att täcka projektkostnaderna.
När du har säkrat medel för ditt projekt måste du upprätta en budget – eller ändra den version du kanske redan har gjort om du har ansökt om pengar genom ett program. Här är programvaran Excel din bästa vän. Antalet olika budgetrubriker och den detaljnivå du bör tillämpa beror på din finansieringskälla. Du bör alltid följa de budgetregler som leverantören av finansieringen har satt upp! Vissa grundläggande budgetrubriker som vanligtvis finns med är kostnader för lön och för varor. När du har en klar uppfattning om den tillgängliga budgeten blir det mycket lättare för dig att göra ett utkast till en realistisk eDeltagande-process. När du exempelvis känner till budgeten för varor kommer det att vara en vägledande princip när du bestämmer antal och omfattning av dina deltagande aktiviteter med personliga möten. Detsamma gäller för budgeten för lön. Denna budget hjälper dig att fastställa antalet arbetstimmar som du kan tilldela för planering och genomförande av olika projektaktiviteter.
Tänk på att en budget inte är ett fast dokument. Du bör anpassa budgeten när förändringar inträffar i din projektplan. Med andra ord måste den alltid vara uppdaterad.
*Du kan hitta ditt nationella ungdomsråd genom att titta på listan
över medlemmar hos the European Youth Forum eller ERYICA– European Youth Information and Counselling Agency.