Ko ste določili datum dogodka, bi morali rezervirati kraj prireditve. Če je pomembno, da za dogodek dobite določen kraj prireditve, recimo mestno hišo, je morda lažje vprašati, kdaj je na voljo, nato pa se odločiti za datum. Pri rezervaciji kraja prireditve je zelo pomembno, da upoštevate, ali lahko gosti dejavnosti, ki ste jih načrtovali za dogodek. Če ima vaš projekt politične podpornike, se lahko pogovorite o možnosti, da dogodek izvedete na njihovem delovnem mestu. Prireditev v mestni hiši, parlamentu in podobno ima lahko motivacijski učinek na mlade ter jim dejansko pokaže, da bodo njihovi prispevki prispevali k političnemu odločanju. Morda bi bilo tako tudi lažje prepričati tisk, da se prikaže in obravnava projekt.
Primer kontrolnega seznama osebnih srečanj
- Rezervirajte kraj prireditve.
- Na pripravite sedežni red in načrt prireditve.
- Rezervirajte tehnično opremo.
- Naredite seznam potrebnih materialov za vodenje, kot so predstavitvene kartice in stojalo z listi.
- Izdelajte seznam komunikacijskih in promocijskih gradiv, ki jih je treba razdeliti.
- Dokončajte dogovore z govorniki (npr. politični podporniki ali navdihujoče osebe).
- Organizirajte skupni prevoz do kraja, če ga je težko doseči.
- Poskrbite za gostinske storitve.
- Zaposlite osebje za dogodek.
Tudi če je vaš dogodek dobro pripravljen, se vedno lahko pojavijo nepredvidene situacije. Da bi lahko to obvladali, je vedno boljše večje število zaposlenih kot manjše.