För att få allt att gå så smidigt som möjligt rekommenderas det starkt att du arrangerar en träningssession några dagar före ett evenemang med personliga möten. Här ska alla personer som har en roll i programmet delta. Du bör försöka skicka allt relevant material såsom programmet, informationsmaterial och steg-för-steg-guider i förväg, så att alla har tid att läsa det på förhand.
Under utbildningen ska projektgruppen förklara syftet med eDeltagande-projektet för ungdomar och mer specifikt evenemangets mål. Du bör noggrant gå igenom alla punkter i steg-för-steg-guiden och förklara de olika rollerna vid evenemanget. Se till att tilldela tid för frågor och svar, så att osäkerheter om programmet, roller och liknande kan klaras upp i förväg. Om borddiskussioner är en del av evenemanget kan det vara väldigt användbart att göra en övning där du spelar upp diskussionerna för att visa hur gruppens moderator bör agera. Under denna övning kan du simulera olika situationer som kan inträffa under diskussionerna och sedan prata om hur bordets moderator kan lösa ett potentiellt problem. Om du använder eDeltagande-funktioner under evenemanget med personliga möten bör även bordsmoderatorerna testa dem, så att de är redo om de unga deltagarna har frågor.
Om beslutsfattare har en roll i programmet kan det vara väldigt användbart att organisera ett kort informationsmöte med dem, så att de är instruerade inför evenemanget och vet exakt vad som förväntas av dem. Om de inte har tid för ett personligt möte, gör genomgången på telefon.