Овој совет е прилично едноставен. Меѓутоа, некогаш овие поедноставните задачи се оние кои ги забораваш кога си тотално внесен во некој возбудлив процес. Да се биде видно во контрола на практичната организација на проектните активности е знак за професионалност кој ќе се пренесе на твоите млади учесници, на луѓето кои ги донесуваат одлуките и на јавноста.
Кога си ја поставил датата за некој настан треба да резервираш просторија. Важно е да резерввираш одредено место за твојот настан, да речеме градската сала, би било полесно да се информираш кога е слободна па потоа да одлучиш за датумот. При резервирање простории, најважно е да се има во предвид дали ќе ги собере активностите кои си ги планирал за настанот. Ако твојот проект има политички жиранти може да разговараш за опцијата да го организирате настанот на нивното место на работа. Одржувањето на настанот во градската сала, парламентот или слично може да има мотивациски ефект на младите и навистина да им покаже дека нивното мислење ќе придонесе нешто за процесот на донесување на одлуката во политиката. Исто така можеби ќе биде полесно да ги убедиш новинарите да присуствуваат и да емитуваат за проектот.
Пример за список за настан
- Резервирај просторија
- Направи план на седење и план за сцената за просторијата
- Резервирај техничка опрема
- Направи список за потребен модерациски материјал, како презентациони карти или графикон
- Направи список за потребен комуникациски и промоциски материјал кој ќе се поделува
- Заврши ги договорите со говорителите (на пр. политички жиранти или инспирационални личности)
- Организирај заеднички превоз до местото на настанот ако е тешко достапно
- Погрижи се за кетеринг
- Регрутирај вработени за настанот
Иако твојот проект е добро подготвен, можат да се појават непредвидени ситуации. За да се справите со нив секогаш е подобро да имате повеќе учесници во тимот отколку да ви фалат.